Comment choisir son agence événementielle pour une expérience haut de gamme ?

Organiser un événement haut de gamme, c’est tout un art. À un tel niveau, le métier d’organisateur ne s’improvise pas. Pas de place pour l’amateurisme : pour créer des événements de haute voltige et coordonner les équipes sur le terrain, vous devrez faire appel à un partenaire événementiel professionnel, bien référencé et talentueux. Comment choisir une agence événementielle à la hauteur de vos exigences ? Keys Venue vous conseille pour trouver les rares prestataires qui sauront vous proposer une expérience événementielle de très grande qualité.

Avant de choisir votre agence événementielle, définissez votre besoin et votre budget

Votre recherche d’un partenaire événementiel de qualité portera ses fruits si vous savez exactement ce dont vous avez besoin en amont. Quels types d’événements privés ou professionnels haut de gamme souhaitez-vous organiser ? À quelle fréquence dans l’année ? Quel est le profil de vos participants, vos invités d’exception ? Quelles sont leurs attentes spécifiques, leurs exigences, leurs préférences particulières ? Quelle est votre enveloppe pour cette programmation sur-mesure ?

Avant de prospecter parmi les professionnels du secteur événementiel, prenez le temps de définir votre cahier des charges, votre stratégie événementielle, en fonction de vos objectifs et de votre public. Vous pourrez d’autant mieux estimer votre budget événementiel pour l’année et pour chaque type d’événement professionnel ou privé à organiser. Ainsi, votre prospection sera bien ciblée et guidée par vos conditions, votre exigence de qualité, auxquelles les agences événementielles que vous rencontrerez devront s’adapter et répondre de la meilleure manière.

Quels critères vérifier pour choisir une agence événementielle de qualité ?

Pour une organisation d’événements dignes de ce nom, seuls des prestataires événementiels professionnels et bien référencés seront à la hauteur de vos objectifs pour soigner votre image de marque et votre notoriété. Dans votre recherche, l’organisateur amateur, l’entreprise d’événementiel low cost et l’agence de communication dont l’événementiel n’est pas le cœur de métier, n’auront pas leur place. En vérifiant certains critères de qualité indispensables, vous saurez aisément reconnaître une agence événementielle haut de gamme qui se distinguera par son professionnalisme en vous proposant une expérience d’exception à chaque event.

Le type d’événements organisés et le positionnement de l’agence

Lors de votre benchmark ou votre étude de marché, n’hésitez pas à affiner votre recherche selon le ou les types d’événements haut de gamme que vous comptez organiser, mais aussi en adéquation avec votre positionnement. Dans votre sélection, ne retenez que les prestataires événementiels expérimentés et reconnus pour le genre d’événements et le niveau de qualité que vous voulez proposer à vos convives.

En effet, dans l’événementiel, il existe de nombreuses spécialités, avec une grande variété de positionnements et de stratégies :

• l’organisateur de corporate event, de soirée d’entreprise,
• l’animateur de team building, incentive, séminaire,
• le wedding planner,
• le prestataire spécialisé dans les événements sportifs et festivals musicaux,
• l’entreprise organisatrice de salons professionnels et voyages de tourisme d’affaires,
• etc.

Ces différents acteurs ne vous proposeront pas du tout la même qualité de prestation qu’une agence événementielle experte dans l’organisation de soirée de gala, défilé de mode, conférence de presse, dîner de prestige, lancement de produit international, cocktail dînatoire privé, cérémonie officielle d’inauguration, manifestation culturelle de remise des prix, ou autre format de rencontre d’exception.

L’équipe, le fonctionnement, l’approche événementielle

Avez-vous identifié une agence événementielle spécialisée dans le type d’événement que vous visez ? Prenez le soin d’étudier les compétences de l’équipe, les métiers proposés, le niveau d’expertise, la spécialité de la maison. Dans le même sens, essayez d’en savoir plus sur le fonctionnement de l’agence et en particulier, sur son niveau d’implication dans l’organisation d’un event. Propose t-elle la création d’événements clé-en-main ?

D’autre part, qui sera votre interlocuteur ? Qui assurera la coordination du projet, de l’événement, des prestataires et de la logistique ? Qui s’occupera de la communication autour de l’événement, des invitations, des relations-presse et relations publiques ? Quelles tâches seoont sous-traitées ? Qui prendra en charge les intervenants et les invités VIP ? En fonction des réponses à ces questions essentielles, vous saurez tout de suite à qui vous avez affaire et si ce prestataire événementiel est fiable.

Par ailleurs, n’hésitez pas à questionner chaque agence sur sa philosophie, sa vision du métier, son approche de l’expérience événementielle, afin de percevoir si elle sera compatible avec votre univers, si elle saura vous apporter ce que vous recherchez pour sublimer vos événements privés ou professionnels.

Le réseau de lieux et de prestataires

Le réseau est un point capital, qui fera certainement la différence dans votre choix. Quel est le réseau de lieux dans lequel cette agence événementielle organise les événements de ses clients ? Avec quels prestataires travaille t-elle pour assurer l’accueil, la sécurité, la décoration, la technique audiovisuelle et la régie de sonorisation, la restauration et le service, la propreté, la direction artistique et la scénographie, le community management ?

Votre événement sera une belle réussite s’il est organisé dans un espace parfaitement approprié, mais aussi inspirant, distingué, différenciant, surprenant, insolite ! D’autre part, les différents postes métiers devront être assurés par des professionnels reconnus dans leurs domaines respectifs : hôtesses d’accueil, agents de sûreté, traiteurs gastronomiques, régisseur, etc.

Les références clients, les événements marquants, la réputation

Comme dans toute prospection, de bonnes références sont une marque de fiabilité et de qualité de prestation. Ne vous fiez pas uniquement à ce que vous dira un prestataire sur ses services : croisez ces informations avec des sources extérieures. Qui sont les clients de cette agence événementielle ? Quels sont leurs commentaires, leurs retours d’expériences sur les événements organisés ?

Dans le même esprit, quels sont ses events de référence, ses événements les plus réussis ou les plus marquants ? Quelle communication est faite autour de cette agence ? Quelle impression vous donne son site internet, sa plaquette commerciale, sa newsletter ? Quelle est sa visibilité sur les réseaux sociaux ? D’ailleurs, vous pourriez très bien effectuer une recherche inversée, en choisissant un event particulièrement réussi à vos yeux et en vous renseignant afin de savoir qui sont les organisateurs de cet événement.

Choisir une agence événementielle : de la prospection au premier contact

Après avoir mené votre enquête dans le secteur événementiel, nous vous recommandons à présent de contacter plusieurs agences en haut de votre liste afin de comparer leurs prestations et de les mettre en concurrence. Vous pourrez constater les différences entre leurs propositions et comparer leurs devis pour une même demande en accord avec votre cahier des charges et votre budget événementiel, pour les types d’événements de votre choix. Certains candidats seront écartés à cette étape. Pour les autres, le moment est venu de les rencontrer.

La rencontre, le premier contact, la première impression

Le premier contact avec une agence événementielle est déterminant. Dans ce métier, la première impression compte énormément et votre intuition, à cet instant, sera certainement juste. Faites preuve d’observation, de perspicacité, de curiosité ! En effet, profitez-en pour poser toutes les questions dès le départ et analyser les réponses.

Pour y voir plus clair, vous pouvez demander à rencontrer les membres de l’équipe, les prestataires et intervenants partenaires, mais aussi à visiter les lieux dans lesquels ce prestataire pourrait organiser vos événements. Dans l’idéal, demandez à participer à un événement organisé par cette agence en tant qu’invité mystère, afin d’observer le déroulement des opérations le jour J, en toute discrétion.

Organiser un premier event avec une agence événementielle haut de gamme

Une agence événementielle a t-elle validé tous vos critères de sélection ? Il est donc temps de lui confier l’organisation d’un premier événement, afin de savoir si vous pourrez envisager une collaboration durable. Transmettez bien en amont toutes vos consignes pour ce grand rendez-vous. Vous verrez ainsi ce que votre chef de projet événementiel vous proposera et comment son équipe s’organisera pour les préparatifs et la communication.

Pendant votre événement, prenez le temps d’observer la manière de travailler et le niveau de qualité de la prestation de cette agence. Vous pourrez voir comment sont accueillis et traités vos invités, vos participants, tout au long de la rencontre. Vous pourrez également mesurer la réactivité de l’agence face aux imprévus, sa capacité à innover pour trouver des solutions, sa résistance au stress en plein rush ! Enfin, vous veillerez à vérifier si le montant de la facture correspond bien au devis initial dans le respect du budget imparti.

Nos conseils pour bien choisir votre agence événementielle

De toute évidence, a minima, votre agence événementielle doit faire preuve de professionnalisme et d’une excellente faculté d’organisation. D’autres qualités complémentaires distingueront les meilleurs partenaires événementiels des autres acteurs du secteur, à commencer par une excellente qualité relationnelle et de la transparence à chaque étape de la prestation.

L’art de créer une relation de confiance

Avec les meilleurs éléments, l’alchimie se trouve naturellement. Une relation de confiance et de transparence doit se créer entre vous et votre agence événementielle. Vous devez vous comprendre et vous parler sincèrement, dans la bienveillance et l’ouverture à de nouveaux challenges, pour organiser ensemble des moments uniques dont vos convives se souviendront. Pour cela, un chef de projet attitré doit vous être attribué, afin de garantir la continuité du suivi de vos projets événementiels.

Une réactivité et une autonomie à toute épreuve

À tout moment, votre interlocuteur doit être joignable et à votre écoute. Votre agence événementielle doit être extrêmement réactive par rapport à vos demandes et vous tenir au courant en permanence, car tout va très vite dans ce métier. En bonne intelligence et avec savoir-faire, votre partenaire événementiel doit vous faciliter la vie, en assumant avec aisance la coordination des prestataires et de la logistique événementielle de A à Z. Si ces qualités professionnelles sont réunies, vous aurez bien choisi.

Quelle est la marque des meilleures agences événementielles ?

Certes, une agence événementielle haut de gamme est précédée par sa réputation. Elle se démarque aussi par son réseau de partenaires, son carnet d’adresses et ses références. Pour autant, c’est ce petit supplément d’âme que l’on trouve chez les organisateurs les plus talentueux, ce qui représente sans aucun doute la signature des meilleures agences événementielles. Votre agence doit avoir cette faculté de vous surprendre agréablement, de tirer vos événements vers le haut, de combler et émerveiller vos invités au-delà de vos espérances, grâce à une expérience événementielle hors du commun.

Keys Venue Insider, l’expérience événementielle d’exception

Pour faire vivre une expérience événementielle absolument unique à vos invités, Keys Venue vous accompagne de la conception de votre projet ambitieux à l’organisation de votre événement professionnel, culturel, diplomatique, artistique, commercial, privé, VIP.

Notre agence spécialisée dans l’organisation d’événements signatures vous ouvre les portes de lieux d’exception et de prestige à Paris et sur la Côté d’Azur, que vos convives n’oublieront pas. Organisez vos plus beaux événements dans :

• le Palais Vivienne,
• l’Hôtel de Montgascon,
• la Comédie des Champs-Élysées,
• le Théâtre de la Tour Eiffel,
• Lappart Keys Place des Vosges,
• la Villa Keys perchée dans les hauts de Cannes…

Chaque lieu événementiel d’excellence que vous propose Keys Venue est une adresse inédite et exclusive, qui ne manquera pas de marquer les esprits et les 5 sens de vos participants. Avant, pendant et après chaque event, notre réseau de prestataires experts réunira tous les corps de métiers dont vous aurez besoin in situ pour accueillir et prendre soin de vos participants dans les meilleures conditions, en présentiel comme en distanciel. Pour en savoir plus, contactez-nous.